Polityka prywatności i klauzula informacyjna RODO
Jako firma Grzegorz Wojtkowiak („Administrator”) dbamy o bezpieczeństwo i poufność danych osobowych osób korzystających z naszej strony internetowej, kontaktujących się z nami oraz współpracujących z naszą firmą.
Poniżej przedstawiamy informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku, zwanym dalej „RODO”.
1. KOGO DOYTCZY NINIEJSZA POLITYKA PRYWATNOŚCI?
Niniejsza polityka prywatności dotyczy w szczególności:
- osób odwiedzających stronę internetową Administratora;
- osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu;
- potencjalnych klientów zainteresowanych ofertą Administratora;
- klientów korzystających z usług doradczych, consultingowych lub analitycznych Administratora;
- pracowników, współpracowników i przedstawicieli klientów Administratora;
- dostawców usług oraz ich pracowników i przedstawicieli;
- innych osób, których dane Administrator otrzymał w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej.
2. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Grzegorz Wojtkowiak, z siedzibą w Poznaniu, adres: ul. Przepiórcza 21c/6. Z Administratorem można kontaktować się w następujący sposób:
- pocztą elektroniczną: g.wojtkowiak@wspraciedecyzji.pl
- telefonicznie: 61 666 06 28
- listownie: ul. Przepiórcza 21c/6, 60-162, Poznań
3. PODSTAWY PRAWNE I CELE PRZETWARZANIA
Zakres przetwarzanych danych osobowych, cele ich wykorzystywania oraz podstawa prawna zależą od charakteru relacji łączącej Panią/Pana z Administratorem.
KLIENCI I DOSTAWCY
Jeżeli jest Pani/Pan klientem lub dostawcą Administratora, możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail i numer telefonu;
- adres zamieszkania lub prowadzenia działalności;
- nazwę firmy, stanowisko służbowe oraz dane rejestrowe;
- dane niezbędne do przygotowania i zawarcia umowy;
- dane rozliczeniowe, podatkowe oraz dane znajdujące się na fakturach;
- informacje przekazane w związku z realizacją usług lub dostaw;
- treść prowadzonej korespondencji.
Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Pani/Pana, w szczególności podczas składania zapytania, przygotowywania oferty, zawierania umowy, realizacji usługi lub prowadzenia bieżącej korespondencji.
Dane mogą być przetwarzane w celu:
- przygotowania, zawarcia, zmiany i realizacji umowy;
- świadczenia usług consultingowych, doradczych i analitycznych;
- realizacji dostaw i usług świadczonych na rzecz Administratora;
- prowadzenia bieżącej komunikacji związanej ze współpracą;
- dokonywania rozliczeń oraz prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Podstawą przetwarzania danych jest:
-
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy;
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego m.in. na zapewnieniu sprawnej komunikacji, prawidłowej realizacji współpracy oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami. Podstawy te wynikają z art. 6 RODO.
POTENCJALNI KLIENCI I OSOBY ZAINTERESOWANE OFERTĄ
Jeżeli kontaktuje się Pani/Pan z Administratorem w celu uzyskania informacji o usługach, przedstawienia zapytania lub rozpoczęcia współpracy, możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail i numer telefonu;
- nazwę firmy i stanowisko służbowe;
- informacje zawarte w zapytaniu;
- dane niezbędne do przygotowania oferty;
- treść prowadzonej korespondencji.
Dane mogą zostać przekazane bezpośrednio przez Panią/Pana za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, spotkania lub innego kanału komunikacji.
Dane przetwarzamy w celu:
- udzielenia odpowiedzi na przesłane pytanie;
- przedstawienia informacji o świadczonych usługach;
- przygotowania i przesłania oferty;
- prowadzenia rozmów dotyczących możliwej współpracy;
- podjęcia działań przed zawarciem umowy;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Podstawą przetwarzania danych jest:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt zmierza bezpośrednio do zawarcia umowy lub podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed jej zawarciem;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi, przedstawianiu oferty, nawiązywaniu relacji biznesowych i prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi usługami.
oSOBY KONTAKTUJĄCE SIĘ Z ADMINISTRATOREM W INNYCH SPRAWACH
Jeżeli kontaktuje się Pani/Pan z Administratorem w sprawie niezwiązanej bezpośrednio z zawarciem lub realizacją umowy, możemy przetwarzać dane przekazane w ramach tej komunikacji, w szczególności:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail lub numer telefonu;
- nazwę reprezentowanej organizacji;
- treść wiadomości i inne informacje przekazane w trakcie kontaktu.
Dane przetwarzamy w celu prowadzenia korespondencji, udzielenia odpowiedzi oraz podjęcia działań związanych ze sprawą, której dotyczy kontakt.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze otrzymywanych wiadomości.
OSOBY, KTÓRYCH DANE SĄ PRZETWARZANE W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ PROJEKTU
W ramach usług consultingowych, doradczych lub analitycznych Administrator może otrzymać od klienta dane dotyczące jego pracowników, współpracowników, kontrahentów albo innych osób związanych z realizowanym projektem.
Zakres takich danych zależy od rodzaju projektu i może obejmować w szczególności dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, stanowisko, informacje dotyczące organizacji lub inne dane niezbędne do wykonania analizy albo przygotowania opracowania.
W zależności od charakteru współpracy Administrator może przetwarzać takie dane:
- jako odrębny administrator – jeżeli samodzielnie określa cele i sposoby ich przetwarzania;
- jako podmiot przetwarzający – jeżeli działa wyłącznie na zlecenie klienta i zgodnie z jego instrukcjami.
Szczegółowe zasady przetwarzania danych w ramach konkretnego projektu mogą zostać określone w umowie zawartej z klientem, w tym w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.
4. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
W szczególności:
- dane związane z zapytaniami przechowujemy przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji;
- dane potencjalnych klientów możemy przechowywać przez okres prowadzonych rozmów dotyczących możliwej współpracy;
- dane klientów przechowujemy przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
- dokumentację księgową i podatkową przechowujemy przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy;
- dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania lub ustania celu, dla którego została udzielona;
- dane techniczne i zapisy w logach przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony;
- informacje związane z plikami cookies przechowujemy przez okresy wskazane w Polityce plików cookies.
5. ODBIORCY DANYCH
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności, w szczególności:
- dostawcom hostingu i usług serwerowych;
- dostawcom poczty elektronicznej, oprogramowania biurowego i usług chmurowych;
- podmiotom zapewniającym obsługę informatyczną i techniczną strony;
- dostawcom narzędzi analitycznych – po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika;
- biuru rachunkowemu lub księgowemu;
- kancelariom prawnym lub doradcom;
- bankom oraz operatorom płatności – jeżeli jest to niezbędne do obsługi rozliczeń;
- współpracownikom i podwykonawcom zaangażowanym w realizację danej usługi;
- organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie mogą wykorzystywać je wyłącznie w zakresie i celu określonym przez Administratora oraz na podstawie odpowiednich umów.
6. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY
Niektórzy dostawcy usług informatycznych, chmurowych lub analitycznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
W takim przypadku przekazanie danych następuje wyłącznie po zapewnieniu odpowiedniej podstawy prawnej i wymaganych zabezpieczeń, w szczególności na podstawie:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
- standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
- innych mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO.
Informacje dotyczące przekazywania danych przez narzędzia wykorzystujące pliki cookies znajdują się również w Polityce plików cookies.
7. PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
W związku z przetwarzaniem danych osobowych może Pani/Pan żądać:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych lub nieaktualnych danych;
- usunięcia danych, jeżeli zachodzą podstawy określone w RODO;
- ograniczenia przetwarzania danych;
- przeniesienia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
- wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie.
W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w punkcie 2.
Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami.
8. OBOWIĄZEK/ DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH OSOBOWYCH
Podanie danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do:
- udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie;
- przygotowania oferty;
- zawarcia i realizacji umowy;
- wykonania obowiązków księgowych i podatkowych.
Niepodanie danych wymaganych do zawarcia lub wykonania umowy może uniemożliwić rozpoczęcie albo kontynuowanie współpracy.
9. ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH; KATEGORIE POZYSKANYCH DANYCH
Administrator co do zasady pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w szczególności podczas kontaktu telefonicznego, korespondencji e-mail, składania zapytania, przygotowywania oferty lub zawierania i realizacji umowy.
W niektórych przypadkach Administrator może pozyskiwać dane osobowe z innych źródeł, w szczególności:
- od potencjalnych klientów, klientów, dostawców lub innych kontrahentów;
- od osób reprezentujących podmioty współpracujące z Administratorem;
- z zawartych umów, udzielonych pełnomocnictw lub prowadzonej korespondencji;
- z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, biała lista podatników oraz strony internetowe przedsiębiorstw.
W przypadku osób działających w imieniu lub na rzecz potencjalnych klientów, klientów, dostawców albo innych kontrahentów zakres pozyskiwanych danych może obejmować w szczególności imię i nazwisko, stanowisko lub pełnioną funkcję, nazwę reprezentowanego podmiotu oraz służbowe dane kontaktowe.
Zakres danych pozyskiwanych z publicznych rejestrów jest ograniczony do informacji udostępnionych w tych rejestrach i niezbędnych do nawiązania lub realizacji współpracy, potwierdzenia uprawnień do reprezentacji albo weryfikacji kontrahenta.